Polityka prywatności i informacja RODO

Wprowadzenie

Niniejsza informacja wyjaśnia, w jaki sposób UltimoSaluto® gromadzi, wykorzystuje, chroni, przechowuje i usuwa dane przetwarzane za pośrednictwem strony internetowej, procesu samoobsługowego, usługi wspomaganej oraz portalu B2B. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z RODO, włoskim Kodeksem ochrony danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami.

1. Administrator danych

Zalecany temat wiadomości: Wniosek dotyczący prywatności – UltimoSaluto.

2. Zakres stosowania

Niniejsza informacja dotyczy rodzin i użytkowników samoobsługi, klientów usługi wspomaganej, przedstawicieli i pracowników zakładów pogrzebowych, osób kontaktujących się z serwisem oraz odwiedzających stronę internetową w zakresie danych technicznych i plików cookie.

3. Role wynikające z RODO w relacjach B2B

W zakresie zarządzania kontami, bezpieczeństwa, pomocy technicznej, administracji i rozliczeń UltimoSaluto® działa jako administrator danych. W odniesieniu do fotografii, danych osoby zmarłej, dedykacji i materiałów przekazywanych przez zakłady pogrzebowe zakład pogrzebowy działa jako administrator danych, a UltimoSaluto® jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO, w granicach właściwej umowy.

4. Przetwarzane dane

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe.
• Fotografie, imię i nazwisko osoby upamiętnianej, daty, dedykacje, teksty i preferencje graficzne.
• Adres IP, przeglądarka, urządzenie, logi techniczne i pliki cookie.
• Dane administracyjne i podatkowe oraz identyfikatory związane z płatnością.

Użytkownicy nie powinni przekazywać danych nadmiernych ani niezwiązanych z zamówioną usługą.

5. Cele i podstawy prawne

6. Sposób przetwarzania

Dane są przetwarzane przy użyciu systemów informatycznych i procedur organizacyjnych zgodnie z zasadami zgodności z prawem, przejrzystości, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności.

7. Bezpieczeństwo i szyfrowanie

• Połączenia HTTPS.
• Chroniona transmisja oraz, w przewidzianych procesach, szyfrowanie.
• Tymczasowe szyfrowane przechowywanie zgodnie z architekturą usługi.
• W chronionych procesach B2B szyfrowanie OpenPGP/GPG i lokalne odszyfrowanie wyłącznie na czas niezbędny do realizacji usługi.
• Dostęp ograniczony do upoważnionych systemów i osób.

8. Ochrona powierzonych wspomnień

UltimoSaluto® nie tworzy stałego archiwum fotografii, kart pamiątkowych ani filmów. Treści są wykorzystywane wyłącznie do realizacji zamówionej usługi, nie są sprzedawane i nie są używane do celów reklamowych bez odrębnej zgody.

9. Sztuczna inteligencja

UltimoSaluto® nie wykorzystuje systemów Sztucznej Inteligencji w usługach Self ani przy standardowych pracach graficznych i wideo. Ulepszanie fotografii, wycinanie postaci, usuwanie lub zmiana tła, zmiana stroju, kompozycja graficzna, efekty wizualne i montaż wideo są wykonywane przy użyciu narzędzi graficznych i technicznych bez przetwarzania przez AI.

Sztuczna Inteligencja jest wykorzystywana wyłącznie w Usłudze Wspomaganej, gdy klient prosi o zmianę wyrazu twarzy przedstawionej osoby i gdy fotografia jest technicznie odpowiednia do takiego przetwarzania. W takich przypadkach zmiana jest tworzona na podstawie oryginalnej fotografii, a rezultat jest następnie sprawdzany i dopracowywany przez operatora.

UltimoSaluto® nie wykorzystuje fotografii klientów do trenowania ani ponownego trenowania własnych modeli Sztucznej Inteligencji. Dane wykorzystywane do konkretnego przetwarzania są ograniczone do zakresu niezbędnego do wykonania zamówionej usługi.

Jeżeli zewnętrzna infrastruktura lub dostawcy techniczni przetwarzają dane w imieniu UltimoSaluto®, współpraca odbywa się na podstawie właściwych warunków i umów. Ewentualne transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy są realizowane zgodnie z sekcją 12.

10. Okres przechowywania

Fotografie, pliki robocze, podglądy, karty pamiątkowe, nekrologi, plakaty i filmy są przechowywane przez okres ściśle niezbędny do ich przygotowania, dostarczenia i obsługi ewentualnych poprawek, a w każdym przypadku nie dłużej niż 5 dni roboczych od zakończenia realizacji.

Stałe archiwum nie jest prowadzone, chyba że istnieje udokumentowana prośba klienta lub zakładu pogrzebowego, tymczasowa potrzeba związana z bezpieczeństwem lub obsługą sporu, obowiązek prawny albo żądanie właściwego organu. Dane podatkowe, dane konta i logi techniczne są przechowywane przez okresy wymagane prawem lub przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony praw.

11. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być przetwarzane przez upoważniony personel, dostawców hostingu i serwerów, dostawców technicznych oraz – wyłącznie w przypadku przetwarzania ekspresji zamówionego w Usłudze Wspomaganej – infrastrukturę wykorzystywaną do przetwarzania przez AI, usługi poczty elektronicznej i PEC, dostawców płatności, doradców oraz organy publiczne. W stosownych przypadkach dostawcy są wyznaczani jako podmioty przetwarzające zgodnie z art. 28 RODO.

12. Transfery poza EOG

Ewentualne transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy są realizowane zgodnie z rozdziałem V RODO na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych zabezpieczeń przewidzianych prawem.

13. Płatności

Płatności są obsługiwane przez wyspecjalizowanych dostawców. UltimoSaluto® może otrzymywać wynik, kwotę i identyfikator transakcji, ale nie przechowuje pełnych danych karty, gdy są one przetwarzane bezpośrednio przez dostawcę płatności.

14. Pliki cookie

Strona wykorzystuje techniczne pliki cookie niezbędne do jej działania i może stosować pliki cookie lub technologie inne niż niezbędne wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, gdy jest ona wymagana. CookieYes zarządza banerem i preferencjami dotyczącymi plików cookie. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje wybory, ponownie otwierając panel preferencji dostępny na stronie.

15. Twoje prawa

W przypadkach przewidzianych w art. 15–22 RODO osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i przenoszenia danych, a także cofnąć zgodę, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Wnioski można przesyłać na dane kontaktowe administratora. W celu ochrony danych może być wymagane potwierdzenie tożsamości i uprawnienia osoby składającej wniosek. Administrator odpowiada w terminach określonych w art. 12 RODO, co do zasady w ciągu jednego miesiąca.

Osoba, której dane dotyczą, może również wnieść skargę do Garante per la protezione dei dati personali, innego właściwego organu nadzorczego lub skorzystać z ochrony sądowej.

16. Osoby zmarłe

RODO ma zastosowanie do żyjących osób fizycznych. We Włoszech art. 2-terdecies włoskiego Kodeksu ochrony danych osobowych umożliwia, w przypadkach przewidzianych prawem, wykonywanie praw dotyczących danych osoby zmarłej przez osobę posiadającą własny interes, działającą w celu ochrony osoby, której dane dotyczą, lub z powodów rodzinnych zasługujących na ochronę.

Osoba przesyłająca fotografie, imiona i nazwiska, daty, dedykacje lub inne informacje oświadcza, że posiada wymagane uprawnienie, pełnomocnictwo lub zgodę oraz zobowiązuje się szanować prawa osoby upamiętnianej i osób żyjących, które mogą być widoczne w treściach.

17. Decyzje zautomatyzowane

Nie są podejmowane decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotne skutki.

18. Znak towarowy i projekt

UltimoSaluto® jest zarejestrowanym znakiem towarowym. Nieuprawnione powielanie znaku, tekstów, obrazów, szablonów, procesów, interfejsów i rozwiązań projektowych jest zabronione w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy.

19. Aktualizacje

Niniejsza informacja może być aktualizowana w związku ze zmianami prawnymi, technicznymi, organizacyjnymi lub dotyczącymi usług. Obowiązująca wersja jest oznaczona datą i numerem wersji wskazanymi na początku strony.

Obowiązująca wersja: 1.2 z dnia 14 sierpnia 2026 r.

20. Kontakt