Privacy Policy e informativa GDPR

Introduzione

Questa informativa descrive come UltimoSaluto® raccoglie, utilizza, protegge, conserva e cancella i dati trattati tramite il sito, il self-service, il servizio assistito e il portale B2B. Il trattamento avviene nel rispetto del GDPR, del Codice Privacy italiano e della normativa applicabile.

1. Titolare del trattamento

Oggetto consigliato: Richiesta Privacy – UltimoSaluto.

2. Ambito di applicazione

L’informativa riguarda famiglie e utenti self-service, clienti del servizio assistito, referenti e operatori delle agenzie funebri, persone che contattano il servizio e visitatori del sito per dati tecnici e cookie.

3. Ruoli privacy B2B

Per account, sicurezza, assistenza, amministrazione e fatturazione, UltimoSaluto® agisce come Titolare. Per fotografie, dati del defunto, dediche e materiali inviati dalle agenzie, l’agenzia opera come Titolare e UltimoSaluto® come Responsabile ai sensi dell’art. 28 GDPR, nei limiti dell’accordo applicabile.

4. Dati trattati

• Dati identificativi e di contatto.
• Fotografie, nome della persona commemorata, date, dediche, testi e preferenze grafiche.
• IP, browser, dispositivo, log tecnici e cookie.
• Dati amministrativi, fiscali e identificativi di pagamento.

Non devono essere inseriti dati eccedenti o non pertinenti.

5. Finalità e basi giuridiche

6. Modalità del trattamento

I dati sono trattati con strumenti informatici e procedure organizzative secondo i principi di liceità, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

7. Sicurezza e cifratura

• Connessioni HTTPS.
• Trasmissione protetta e, nei flussi previsti, cifrata.
• Conservazione temporanea cifrata secondo l’architettura del servizio.
• Nei flussi B2B protetti, cifratura OpenPGP/GPG e decifratura locale per il solo tempo necessario alla lavorazione.
• Accessi limitati a sistemi e persone autorizzate.

8. Protezione dei ricordi

UltimoSaluto® non crea un archivio permanente di fotografie, ricordini o video. I contenuti sono usati solo per il servizio richiesto, non sono venduti e non sono impiegati per pubblicità senza consenso specifico.

9. Intelligenza Artificiale

UltimoSaluto® non utilizza sistemi di Intelligenza Artificiale nei servizi Self, né per le normali lavorazioni grafiche e video. Miglioramento fotografico, scontorno, rimozione o sostituzione dello sfondo, cambio abito, composizione grafica, effetti visivi e montaggio video vengono realizzati mediante strumenti grafici e tecnici senza elaborazioni AI.

L’Intelligenza Artificiale viene utilizzata esclusivamente nel Servizio Assistito quando il cliente richiede una variazione espressiva della persona ritratta e quando la fotografia è tecnicamente adatta alla lavorazione. In tali casi la variazione viene realizzata a partire dalla fotografia originale e il risultato viene successivamente controllato e rifinito da un operatore.

UltimoSaluto® non utilizza le fotografie dei clienti per addestrare o riaddestrare i propri modelli di Intelligenza Artificiale. I dati utilizzati per la specifica elaborazione sono limitati a quanto necessario per eseguire il servizio richiesto.

Quando infrastrutture o fornitori tecnici esterni trattano dati per conto di UltimoSaluto®, il rapporto è disciplinato dalle condizioni e dagli accordi applicabili. Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo sono gestiti secondo quanto indicato nella sezione 12.

10. Conservazione

Fotografie, file di lavorazione, anteprime, ricordini, necrologi, manifesti e video sono conservati per il tempo strettamente necessario alla realizzazione, alla consegna e alla gestione di eventuali correzioni e, in ogni caso, per un massimo di 5 giorni lavorativi dalla conclusione della lavorazione.

Non viene mantenuto un archivio permanente, salvo una richiesta documentata del cliente o dell’agenzia, necessità temporanee legate alla sicurezza o alla gestione di contestazioni, obblighi di legge o richieste dell’autorità competente. I dati fiscali, gli account e i log tecnici sono conservati per i termini previsti dalla legge o per il periodo necessario alla sicurezza e alla difesa dei diritti.

11. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati da personale autorizzato, fornitori di hosting e server, fornitori tecnici e, limitatamente alle elaborazioni espressive richieste nel Servizio Assistito, infrastrutture utilizzate per l’elaborazione AI, servizi email e PEC, fornitori di pagamento, consulenti e autorità. Quando applicabile, i fornitori sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

12. Trasferimenti extra SEE

Eventuali trasferimenti fuori dallo SEE avvengono nel rispetto del Capo V GDPR, mediante decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie previste.

13. Pagamenti

I pagamenti sono gestiti da prestatori specializzati. UltimoSaluto® può ricevere esito, importo e identificativo della transazione, ma non conserva i dati completi della carta quando trattati direttamente dal prestatore.

14. Cookie

Il sito utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento e può utilizzare cookie o tecnologie non essenziali soltanto dopo il consenso dell’utente, quando richiesto.

CookieYes gestisce il banner e le preferenze relative ai cookie. Le scelte possono essere modificate in qualsiasi momento riaprendo il pannello delle preferenze cookie disponibile sul sito.

15. Diritti

Nei casi previsti dagli articoli da 15 a 22 GDPR, l’interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, nonché revocare il consenso quando il trattamento si basa su tale presupposto.

Le richieste possono essere inviate ai recapiti del Titolare. Per proteggere i dati può essere richiesta la verifica dell’identità e della legittimazione del richiedente. Il Titolare fornisce riscontro nei termini previsti dall’articolo 12 GDPR, di regola entro un mese.

L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all’autorità giudiziaria.

16. Persone decedute

Il GDPR si applica alle persone fisiche viventi. In Italia, l’articolo 2-terdecies del Codice Privacy consente, nei casi previsti, l’esercizio dei diritti riferiti ai dati di una persona deceduta da parte di chi ha un interesse proprio, agisce a tutela dell’interessato oppure per ragioni familiari meritevoli di protezione.

Chi carica fotografie, nomi, date, dediche o altre informazioni dichiara di disporre del titolo, dell’incarico o delle autorizzazioni necessarie e si impegna a rispettare i diritti della persona commemorata e delle persone viventi eventualmente presenti nei materiali.

17. Decisioni automatizzate

Non vengono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

18. Marchio e progetto

UltimoSaluto® è un marchio registrato. È vietata la riproduzione non autorizzata del marchio, dei testi, delle immagini, dei template, dei flussi, delle interfacce e delle soluzioni progettuali, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

19. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata per modifiche normative, tecniche, organizzative o dei servizi. La versione vigente è identificata dalla data e dal numero di versione riportati nella parte iniziale della pagina.

Versione vigente: 1.2 del 14 agosto 2026.

20. Contatti