Datenschutzerklärung und DSGVO-Information

Einleitung

Diese Information erläutert, wie UltimoSaluto® personenbezogene Daten über die Website, den Self-Service, den begleiteten Service und das B2B-Portal erhebt, verwendet, schützt, speichert und löscht. Die Verarbeitung erfolgt gemäß der DSGVO, dem italienischen Datenschutzgesetz und den jeweils anwendbaren Vorschriften.

1. Verantwortlicher

Empfohlener Betreff: Datenschutzanfrage – UltimoSaluto.

2. Geltungsbereich

Diese Information gilt für Familien und Self-Service-Nutzer, Kunden des begleiteten Services, Vertreter und Mitarbeitende von Bestattungsunternehmen, Personen, die den Dienst kontaktieren, sowie Websitebesucher im Hinblick auf technische Daten und Cookies.

3. DSGVO-Rollen in B2B-Beziehungen

Für Kontoverwaltung, Sicherheit, Support, Verwaltung und Abrechnung handelt UltimoSaluto® als Verantwortlicher. Für Fotografien, Angaben zur verstorbenen Person, Widmungen und Materialien, die von Bestattungsunternehmen übermittelt werden, handelt das Bestattungsunternehmen als Verantwortlicher und UltimoSaluto® als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO, im Rahmen der jeweils geltenden Vereinbarung.

4. Verarbeitete Daten

• Identifikations- und Kontaktdaten.
• Fotografien, Name der gewürdigten Person, Daten, Widmungen, Texte und Gestaltungswünsche.
• IP-Adresse, Browser, Gerät, technische Protokolle und Cookies.
• Verwaltungs- und Steuerdaten sowie zahlungsbezogene Identifikationsdaten.

Nutzer sollen keine übermäßigen oder für den angeforderten Dienst nicht erforderlichen Angaben übermitteln.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

6. Art der Verarbeitung

Die Daten werden mithilfe von IT-Systemen und organisatorischen Verfahren nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit verarbeitet.

7. Sicherheit und Verschlüsselung

• HTTPS-Verbindungen.
• Geschützte Übertragung und, in den vorgesehenen Abläufen, Verschlüsselung.
• Vorübergehende verschlüsselte Speicherung entsprechend der Servicearchitektur.
• Bei geschützten B2B-Abläufen OpenPGP/GPG-Verschlüsselung und lokale Entschlüsselung nur für den zur Bearbeitung erforderlichen Zeitraum.
• Zugriff ausschließlich durch autorisierte Systeme und Personen.

8. Schutz anvertrauter Erinnerungen

UltimoSaluto® führt kein dauerhaftes Archiv von Fotografien, Gedenkkarten oder Videos. Die Inhalte werden ausschließlich für den angeforderten Dienst verwendet, nicht verkauft und ohne besondere Einwilligung nicht zu Werbezwecken genutzt.

9. Künstliche Intelligenz

UltimoSaluto® verwendet in den Self-Services sowie bei den üblichen grafischen und videotechnischen Bearbeitungen keine Systeme der Künstlichen Intelligenz. Fotoverbesserung, Freistellung, Entfernung oder Ersetzung des Hintergrunds, Kleidungswechsel, grafische Komposition, visuelle Effekte und Videoschnitt werden mit grafischen und technischen Werkzeugen ohne KI-Verarbeitung durchgeführt.

Künstliche Intelligenz wird ausschließlich im Begleiteten Service eingesetzt, wenn der Kunde eine Veränderung des Gesichtsausdrucks der dargestellten Person wünscht und das Foto technisch für diese Bearbeitung geeignet ist. In solchen Fällen wird die Veränderung auf Grundlage des Originalfotos erstellt; das Ergebnis wird anschließend von einem Mitarbeiter geprüft und verfeinert.

UltimoSaluto® verwendet Kundenfotos nicht zum Training oder Nachtraining eigener KI-Modelle. Die für die konkrete Bearbeitung verwendeten Daten werden auf das für die Ausführung des angeforderten Dienstes erforderliche Maß beschränkt.

Soweit externe Infrastrukturen oder technische Dienstleister Daten im Auftrag von UltimoSaluto® verarbeiten, richtet sich die Zusammenarbeit nach den anwendbaren Bedingungen und Vereinbarungen. Etwaige Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums werden gemäß Abschnitt 12 behandelt.

10. Speicherdauer

Fotografien, Arbeitsdateien, Vorschauen, Gedenkkarten, Todesanzeigen, Plakate und Videos werden nur so lange gespeichert, wie dies für ihre Erstellung, Lieferung und die Bearbeitung etwaiger Korrekturen erforderlich ist, und in jedem Fall höchstens 5 Werktage ab Abschluss der Bearbeitung.

Ein dauerhaftes Archiv wird nicht geführt, es sei denn, es liegt eine dokumentierte Anfrage des Kunden oder des Bestattungsunternehmens vor, eine vorübergehende Notwendigkeit im Zusammenhang mit Sicherheit oder Streitbeilegung, eine gesetzliche Verpflichtung oder eine Anfrage der zuständigen Behörde. Steuerdaten, Kontodaten und technische Protokolle werden für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume oder für den zur Sicherheit und Rechtsverteidigung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

11. Empfänger und Dienstleister

Daten können von autorisiertem Personal, Hosting- und Serveranbietern, technischen Dienstleistern und – ausschließlich für im Begleiteten Service angeforderte expressive Bearbeitungen – von Infrastrukturen zur KI-Verarbeitung, E-Mail- und PEC-Diensten, Zahlungsdienstleistern, Beratern und Behörden verarbeitet werden. Soweit anwendbar, werden Dienstleister gemäß Artikel 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

12. Übermittlungen außerhalb des EWR

Etwaige Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen gemäß Kapitel V DSGVO auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln oder anderen gesetzlich vorgesehenen Garantien.

13. Zahlungen

Zahlungen werden von spezialisierten Dienstleistern abgewickelt. UltimoSaluto® kann das Ergebnis, den Betrag und die Kennung der Transaktion erhalten, speichert jedoch keine vollständigen Kartendaten, wenn diese direkt vom Zahlungsdienstleister verarbeitet werden.

14. Cookies

Die Website verwendet technisch erforderliche Cookies und kann nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien nur nach Einholung der Einwilligung des Nutzers einsetzen, soweit diese erforderlich ist. CookieYes verwaltet das Cookie-Banner und die Cookie-Einstellungen. Die Auswahl kann jederzeit geändert werden, indem das auf der Website verfügbare Einstellungsfenster erneut geöffnet wird.

15. Ihre Rechte

In den in den Artikeln 15 bis 22 DSGVO vorgesehenen Fällen kann die betroffene Person ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit ausüben sowie eine Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung auf dieser beruht.

Anfragen können an die Kontaktdaten des Verantwortlichen gerichtet werden. Zum Schutz der Daten kann eine Prüfung der Identität und der Berechtigung der anfragenden Person erforderlich sein. Der Verantwortliche antwortet innerhalb der in Artikel 12 DSGVO vorgesehenen Fristen, grundsätzlich innerhalb eines Monats.

Die betroffene Person kann außerdem Beschwerde beim Garante per la protezione dei dati personali, bei einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen oder gerichtlichen Rechtsschutz in Anspruch nehmen.

16. Verstorbene Personen

Die DSGVO gilt für lebende natürliche Personen. In Italien ermöglicht Artikel 2-terdecies des italienischen Datenschutzgesetzes in den vorgesehenen Fällen die Ausübung von Rechten in Bezug auf Daten einer verstorbenen Person durch Personen, die ein eigenes Interesse haben, zum Schutz der betroffenen Person handeln oder schutzwürdige familiäre Gründe geltend machen.

Wer Fotografien, Namen, Daten, Widmungen oder andere Informationen hochlädt, erklärt, über die erforderliche Berechtigung, Beauftragung oder Einwilligung zu verfügen, und verpflichtet sich, die Rechte der gewürdigten Person sowie der in den Inhalten möglicherweise erkennbaren lebenden Personen zu achten.

17. Automatisierte Entscheidungen

Es werden keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen getroffen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben.

18. Marke und Projekt

UltimoSaluto® ist eine eingetragene Marke. Die unbefugte Vervielfältigung der Marke, der Texte, Bilder, Vorlagen, Arbeitsabläufe, Benutzeroberflächen und Gestaltungslösungen ist im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen untersagt.

19. Aktualisierungen

Diese Information kann aufgrund rechtlicher, technischer, organisatorischer oder dienstbezogener Änderungen aktualisiert werden. Die gültige Fassung wird durch das am Seitenanfang angegebene Datum und die Versionsnummer gekennzeichnet.

Gültige Version: 1.2 vom 14. August 2026.

20. Kontakt